Uno de los puntos críticos de la gestión del tiempo es la distinción entre las actividades que son importantes y las que son urgentes y su correspondiente gestión. Muchas veces, en la realidad del día a día de las organizaciones, confundimos lo que es urgente con lo que es importante y, aunque puedan parecer conceptos idénticos, tienen unas características propias que los distinguen. Por ello, tenemos que tener en cuenta el concepto exacto de estos términos para delimitar la relevancia de lo urgente y lo importante.
Urgentes son las cuestiones que tenemos que afrontar en un tiempo limitado y que pueden tener una repercusión mayor o menor en los objetivos de la organización.
Importantes son objetivos estratégicos que aportan valor añadido a nuestra organización o a nuestros un clientes. Este concepto no tiene porqué estar afectado por una limitación temporal pero si lo postergamos demasiado puede convertirse en algo urgente e importante. Esto puede llevarnos tomar una decisión o realizar una tarea estratégica en un tiempo limitado con el correspondiente aumento de la ansiedad y el estrés en la organización sin olvidar el incremento de las posibilidades de realización de la tarea o de la toma de decisión de forma errónea.
Para complicar lo que hemos visto anteriormente, puede darse el caso de situaciones urgentes que son importantes y decisiones importantes que no son urgentes. Entonces, ¿cómo podemos establecer prioridades de actuación que nos permitan ser eficaces y, al mismo tiempo, evitar postergar las tareas urgentes pero no importantes y las importantes y no urgentes sin hacer? Existen unas recomendaciones para una correcta gestión de las mismas.
En primer lugar, lo principal sería clasificar las tareas en las siguientes categorías:
– Urgentes pero no importantes, son tareas tales como contestar un correo que nos envía un compañero sobre una duda.
– Urgentes e importantes serán tareas que en las que debemos centrarnos prioritariamente por tener una fecha limite o por la importancia de las repercusiones de su no realización para nuestra organización.
– Importantes y no urgentes son aquellas tareas en las que el peligro reside en su postergación sin fecha de realización.
– Ni importantes ni urgentes.
En segundo lugar, aprender a delegar las tareas urgentes pero no importantes, ya que dejarlas para otro momento mejor presenta el riesgo de convertirlas en una tarea no realizada. Esto es lo que se denomina de prosicrastinación, es decir, la postergación de tareas que terminan por no realizarse.
En tercer lugar, es necesario planificar las tareas importantes pero no urgentes, para no dejarnos llevar por el día a día y dilatar en el tiempo su gestión. Dado que se trata de tareas estratégicas su no realización puede conllevar la pérdida de oportunidades de negocio o que, en un momento determinado se conviertan en urgentes con los riesgos de estrés y error que la falta de tiempo puede generar.
En cuarto lugar, como vimos, las ni importantes ni urgentes deben ser desechadas.
Por último, tan importante como los puntos anteriores es establecer un sistema de revisión del grado de cumplimiento de las tareas con una periodicidad semanal que no permita analizar el uso que hemos hecho del tiempo y volver a clasificar las tareas que han quedado pendientes según su importancia y urgencia.
Por tanto, este sistema nos permitirá valorar la relevancia de lo urgente y lo importante ayudándonos a ser más eficaces en la gestión de nuestro tiempo y a evitar tanto la pérdida de oportunidades de negocio como el aumento del riesgo de estrés y errores anteriomente comentados.