Hoy vamos a hablar de la gestión del tiempo y su repercusión en la productividad de la empresa. Para ello, debemos comenzar aclarando dos puntos esenciales en el abordaje de este tema .
En primer lugar, no se hablará de herramientas o de software para una gestión más adecuada del tiempo pues el lector tiene a su disposición una gran cantidad de información sobre este tema. Pro tanto, puede escoger el producto que mejor se ajuste a los objetivos que se plantee. Nuestra intención es hablar de cómo necesitamos organizar nuestro tiempo de trabajo y de determinados puntos que debemos tener en cuenta para una mejor gestión del mismo.
En segundo lugar, es preciso destacar la importancia de la gestión del tiempo en relación con la productividad. No es más productivo el que más horas está desarrollando sus tareas profesionales sino el que en las horas de su jornada saca adelante las tareas que ha propuesto. Lo primero se denomina presentismo problema presente en un grado excesivo en nuestro país y que merma lo segundo, la productividad.
Aclarados estos puntos, resulta útil que el lector reflexione sobre la siguiente frase de Séneca: no es que nos falte tiempo sino que perdemos mucho. Esta frase no implica que desperdiciemos nuestro tiempo porque queramos si no por una falta de planificación, de organización y de toma de conciencia de la diferencia entre lo urgente y lo importante y cómo estos factores repercuten en nuestra productividad.
Los primero es definir los conceptos de urgente e importante. Urgente es una tarea que exige una respuesta rápida por parte de la persona y que no siempre aporta valor añadido. Por ejemplo, contestar un correo confirmando un pedido que hemos hecho a un proveedor. Importante es una tarea estratégica que nos permite diferenciarnos de nuestra competencia y aporta un valor añadido a nuestra organización. Si nos centramos excesivamente en lo urgente podemos caer en la improvisación y ello nos pude dejar fuera del mercado pero si nos centramos en lo importante puede que al desatender los pequeños detalles perdamos clientes. Entonces, ¿qué debemos hacer?
Claramente es necesario buscar el equilibrio en nuestras actividades. Para ello debemos coordinar y planificar. Empezaremos por realizar una auditoría de nuestro tiempo tomando el plazo de una semana como referencia. Con un cronometro en una tabla de Excel pondremos las tareas que hemos desarrollado y el tiempo que nos llevado la realización cada una registrando lo que nos ha llevado a perder tiempo y a no ser eficaces. Luego clasificaremos las tareas en importantes no urgentes, importantes y urgentes y ni importantes ni urgentes.
Una vez analizado el empleo del tiempo tendremos que planificarnos buscando el equilibrio entre todas esas actividades que tenemos que desarrollar.
Posteriormente, es preciso fijar objetivos que tienen que cumplir con la metodología Smart, lo que implica que sean:
– Specific (específicos)
– Mensurable (medibles)
– Achievable (alcanzables)
– Relevant (relevantes)
– Timely (temporales)
Una vez determinados los objetivos, debemos asignarles recursos temporales que sean realistas y coordinarlos con las tareas imprevistas y urgentes pero no importantes, dejando siempre un margen para atender las mismas.
Por último, es preciso hablar de las proscrastinación que significa posponer el trabajo importante o necesario hasta el último momento. Esto conlleva que el mismo no alcance una calidad aceptable y que se abandonen otras tareas. Esto conduce al círculo vicioso de no tener tiempo suficiente para desarrollar nuestro trabajo. Para atajarlo, ten en cuenta los siguientes tips:
– Haz listados de tareas pendientes y gestiónalas: la planificación con antelación es una herramienta adecuada de gestión del tiempo, no es pérdida de tiempo. Todo lo que invertimos en planificación lo ganamos en productividad.
– Prioriza las tareas a realizar en concordancia con los objetivos Smart y las tareas pendientes.
– Identifica, gestiona y, en la medida de lo posible, elimina los ladrones del tiempo.
– Establece plazos realizables teniendo en cuenta que siempre van a surgir imprevistos que atender.
– No seas perfeccionista, busca una relación adecuada entre la tarea realizada y tiempo invertido.
– La agenda no es una herramienta inmutable: establécela con criterios flexibles y analiza las causas de su no consecución al 100%. Plantéate si estás otorgando plazos poco realistas a las tareas a realizar.
En resumen, el tiempo es igual para todos y no se puede estirar: el secreto de la gestión del tiempo y su repercusión en la productividad está en la organización, la gestión y la evaluación del uso que hacemos del mismo.